Hướng dẫn các quy trình tổ chức một giải bóng đá chuyên nghiệp

Giai đoạn 1: Lập kế hoạch

1. Mục đích của giải là gì?

–  Phải xác định rõ mục đích khi tổ chức giải: tổ chức giải để quảng bá sân bóng đá mới, tổ chức giải để nâng cao phong trào bóng đá của địa phương, hay tổ chức giải như một hoạt động thường niên của sân. Từ đó giúp ta cân đối chi phí và đưa ra các quyết định một cách sáng suốt.

2. Xác định đối tượng tham gia giải đấu thuộc nhóm nào?

–  Căn cứ vào mục đích của giải ta xác định nhóm đối tượng tham gia giải đấu: có thể là các đội chuyên nghiệp, các phòng ban, khối doanh nghiệp…

–  Ước tính số lượng các đội bóng tham dự để có thể lên hình thức thi đấu cho phù hợp: đấu bảng hay vòng tròn tính điểm.

3. Thời gian tổ chức

–  Giải sẽ diễn ra trong thời gian bao lâu? Khung giờ nào thích hợp cho tổ chức giải này? Đó là câu hỏi mà các nhà tổ chức cần phải tìm ra câu trả lời hợp lý. Cần cân đối thời gian tổ chức giải để phù hợp với đối tượng tham gia mà mình hướng tới.

–  Lập thời gian biểu cho từng bước để lên kế hoạch sắp xếp và bố trí nhân sự tham gia

4. Địa điểm tổ chức giải

–  Nếu như bạn có một cụm sân bóng, việc chọn ra những sân nào để cho đá các trận của giải cũng cần tham khảo ý kiến chuyên môn để hoạt động của các trận đấu, việc di chuyển là thuận lợi nhất.

5. Kế hoạch chi phí và tài chính

Các khoản chi phí cần tính toán kỹ, cần minh bạch trong ban tổ chức giải

• Giải thưởng: tiền mặt, cup, cờ lưu niệm
• Tiền sân bãi
• Chi phí cho tổ trọng tài, bảo vệ, y tế, nhân sự tổ chức
• Chi phí cho các trang trí, thiết kế, âm thanh, ánh sáng, loa đài phông bạt, trang phục
• Chi phí truyền thông: Đưa tin về giải đấu, liên lạc với các đội, liên lạc với khách mới, các nhà tài trợ
• Chi phí về nước uống cho tổ chức và các đội trong quá trình diễn ra giải đấu.

Tổng hợp từ phần tài trợ và chi phí sẽ xác định được số tiền các đội cần đóng góp.

6. Truyền thông

–  Tùy vào quy mô, mức độ và mục đích của giải để phối hợp với các các đơn vị truyền thông, hoặc chủ động đưa lên trang thông tin của sân, của địa phương: fanpage, zalo…

7. Các tài liệu cần chuẩn bị

• Điều lệ giải
• Hồ sơ xin tài trợ, thư mời tài trợ
• Danh sách các đội bóng và nhân sự chi tiết

Giai đoạn 2: Các hoạt động chuẩn bị giải đấu

1. Gửi thư mời đến các đội bóng tham dự và lên danh sách các đội bóng

–  Sau khi xác định đối tượng giải hướng đến, cần gửi thư mời hoặc thông báo đến các đội bóng nằm trong nhóm đã chọn.

–  Quảng bá giải đấu trên sân, đưa thông tin giải qua fanpage hoặc qua sms, email marketing hoặc truyền thông tùy theo quy mô giải đấu.

–  Thư mời cần đi kèm với hồ sơ đăng ký, chi phí tham gia và điều lệ giải.

2. Mời tài trợ

–  Lên danh sách các nhà tài trợ khả thi: những đơn vị thân quen, những nhà cung cấp có liên quan đến lĩnh vực của đơn vị tổ chức, các đơn vị kinh doanh có phân khúc khách hàng trùng với nhóm đối tượng tham gia tổ chức giải.

–  Cần lên kế hoạch mời tài trợ: gửi thư và hồ sơ tài trợ, tiếp xúc trước ít nhất 1-2 tháng vì phía nhà tài trợ cũng cần thời gian để xem xét và cân đối ngân sách, nhân sự trước khi quyết định tham gia tài trợ.

3. Lễ bốc thăm

–  Sau khi chuẩn bị xong và thông qua những cuộc họp sơ bộ với các đội bóng để nắm được mong muốn, tinh thần của các đội. Chúng ta sẽ tổ chức lễ bốc thăm, bao gồm đại diện của tất cả các thành phần: ban tổ chức, ban giám sát, tổ trọng tài, đại diện các đội bóng và các đơn vị truyền thông. Tại buổi lễ này sẽ diễn ra các hoạt động: thông qua danh sách các đội bóng, điều lệ giải, kế hoạch tổ chức giải và bốc thăm chia bảng.

–  Lễ bốc thăm cần diễn ra trước ít nhất 1 tuần trước khi bắt đầu lễ khai mạc chính thức giải.

4. Chuẩn bị, thuê mượn trang thiết bị

–  Dựa vào bảng kế hoạch chi phí và tài chính thu được. Chúng ta sẽ chi tiết và cụ thể hóa các trang thiết bị, đồ dùng cần cho giải đấu và cho lễ khai mạc.

Giai đoạn 3: triển khai

Sau khi khâu chuẩn bị đã hoàn tất, chúng ta bắt tay vào tổ chức lễ khai mạc và kiểm soát quá trình diễn ra của giải đấu.

1. Lễ khai mạc giải

–  Chuẩn bị cho lễ khai mạc giải: xác định thành phần tham dự, khách mời, truyền thông, sắp xếp các vị trí ngồi

–  Dàn dựng sân khấu: âm thanh, ánh sáng, trang thiết bị và kịch bản chương trình.

–  Tổ chức nhân sự: MC, điều phối, lễ tân

–  Trong lễ khai mạc của giải bóng sẽ có thêm lời tuyên thệ của tổ trọng tài và đại diện của các đội bóng

2. Kiểm soát quá trình diễn ra giải đấu:

–  Trước mỗi trận đấu, đại diện đội bóng sẽ làm thủ tục về biên bản trận đấu với trọng tài và cho tiến hành thi đấu.

–  Luôn luôn có sẵn nhân viên y tế và bảo vệ thường trực để kiểm soát xử lý các vấn đề phát sinh và đảm bảo an ninh cho trận đấu.

–  Sau mỗi trận đấu, hai đội ký vào biên bản trận đấu.

–  Chụp ảnh, quay phim để làm tư liệu

–  Luôn chuẩn bị các phương án dự phòng để đảm bảo quá trình tổ chức giải được diễn ra suôn sẻ.

3. Lễ bế mạc giải

–  Chuẩn bị cho lễ bế mạc giải tương tự như lễ khai mạc

–  Đại diện ban tổ chức sẽ tổng kết các hoạt động của giải và trao giải thưởng cho các đội.

–  Sau lễ bế mạc giải, tùy theo ngân sách của các đội bóng đã đóng góp ban đầu, chúng ta có thể tổ chức một buổi liên hoan cho các đội để có thêm thời gian giao lưu, gặp gỡ giữa thành viên các đội.

Giai đoạn 4: Ban tổ chức tổng kết – rút kinh nghiệm nội bộ

–  Sau khi tổ chức giải, ban tổ chức sẽ có một cuộc họp nội bộ để tổng kết chi phí, đánh giá những điều đã và chưa làm được. Đồng thời ban tổ chức cũng rút ra bài học kinh nghiệm để chuẩn bị cho những giải đấu sau thành công hơn.

Để nhận được sự tư vấn và hỗ trợ tốt nhất, quý khách hàng vui lòng liên hệ qua hotline: 0968 924242.